厳しいようですが、メールやチャットを使ったコミュニケーションがスマートにできない人は、フリーランスとして失格です。
なぜなら、今の時代、仕事のやり取りはその９割以上がオンラインでやり取りされているからです。
文章コミュニケーションで気をつけるべき6つのポイントを紹介します。
① 情報が抽象的すぎる
「資料をお送りください」と書いて送信したものの、相手に「どの資料だよ？」と思われてしまうとしたら悪文です。
この場合、誤解を招かないよう「プロジェクトＡの計画書をお送りください」のように具体的に書く必要があります。
「早めに終わりましたので次に取りかかります」と書いてあるが、相手が「早めって何が？次に取りかかるって何の話？」と思うようなケースもそうです。
「週刊誌Ａの挿し絵を描き終えました。次は月刊Ｚの表紙のデザイン案作成に取りかかります」と書く必要があります。
伝わらない文章を書く人の多くが「自分がわかっていることは相手もわかっている」と思い込んでいます。この考えが悲劇を生んでいます。
相手は何も知らない。
何もわかっていない。
そういう立ち位置から文章を紡ぐようにしましょう。
② あいまいな返事が多い
仕事の依頼を受けたときに
「少し立て込んでいますので、検討させてください」
「手元の仕事が今週末で片付くと思うのですが……まだなんとも言えません」
のような返信をしている人は注意が必要です。
相手が欲しい返答は「イエス」か「ノー」かです。
ノーなのであれば、相手は次の発注先を探さなければいけません。不明瞭な返事をする人は、相手の時間を
奪い、仕事の手を止めさせている人です。
これでは信頼を勝ち取ることはできません。
どうしても検討する時間が欲しいなら「明日の正午まで返事をお待ちいただくことは可能でしょうか」のように、遠すぎない期限を示しつつ、許可をもらうようにしましょう。
③ 文章がダラダラと長く、ムダな内容が多い
相手が求めていない、望んでいない、前置きや雑談、脱線話が多いと、相手に煙たがられます。「この人は情報が整理できていない＝この人は仕事ができなさそう」と思われかねません。
また、ダラダラした文章は相手の時間を奪う行為です。過不足なく情報をやり取りする意識を持ちましょう。
④ 相手に「してもらいたい行動」を具体的に書く
「よろしくお願いします」で伝わると思ったら大間違いです。
「カタログのデータを添付しております。よろしくお願いいたします」という文面では、相手は何をすればいいのかわかりません。
相手に何かしらの行動をとってもらいたいときは、「よろしくお願いいたします」の中身を具体的に書く必要があります。
「カタログのデータを添付しております。商品ラインアップに間違いがないか、チェックいただけますか。よろしくお願いいたします」という具合です。
⑤ 相手の質問に答えていない・答えがズレている
相手のメールに返信する際、相手の質問に答えていなかったり、答えが的確さを欠いていたりすると、仕事にロスが生じます。
再びメールのやり取りをすることは、相手にとって大きな負担とストレスです。これでは相手の信頼を勝ち取れません。
そもそも質問に的確に答えられないと、「この人は読解力や理解力が乏しい」と思われかねません。「この人は仕事がデキない」と思われたら次の仕事はないと思いましょう。
⑥ メールやチャットの返信が遅い
ビジネスメールでは、24時間以内の返信がセオリーとされています。ただし、それは24時間以内であればOKという意味ではありません。
とくに、あなたの実績が乏しい場合、仕事の依頼メールに素早く返信しなければ、「急ぎの案件でしたので、ほかの方にお願いしました」のような結果を招いてしまうこともあります。
仕事の受注後も「スピーディにやり取りする＝価値」です。
とくにその返信が遅れることによって「相手の仕事が止まること」や「プロジェクトの進行に滞りが生じること」が明らかな場合は、即レスを心がけましょう。